Любое помещение, в котором хранится большое количество предметов: будь то товары, материалы или документы, — требует специального оборудования для рационального хранения и размещения.
Для хранения различной документации самым лучшим оборудованием является стеллаж. Существуют даже специальные стеллажи для архива, в которых предусмотрена возможность классификации и маркировки секций, полок и т. д. Главная задача этого оборудования — удобное и компактное хранение документации, обеспечивающее быстрый доступ у нужной информации. Как правило, такие стеллажи имеют ребро жесткости у полок, что позволяет полностью заполнять даже длинные полки, не боясь деформации, а также такие стеллажи можно легко разбирать и перепланировать. если документация имеет нестандартные размеры. Большинство архивных стеллажей имеет строгий дизайн и хорошо впишутся в дизайн офисного помещения.
Для самых важных документов, к которым существует ограничение доступа, следует приобретать шкафы металлические для документов. В отличие от стеллажей, они имеют запирающиеся на ключ дверцы. Внутреннее наполнение таких шкафов позволяет удобно хранить документацию, бланки и пр., а врезные замки обеспечат сохранность хранимого от посторонних. Современные металлические шкафы для хранения документов имеют эстетичный дизайн, окрашены порошковой полимерной краской, которая обеспечивает высокую стойкость к механическим повреждениям: сколам, царапинам. Такой шкаф будет вполне уместным не только в архивном помещении, но даже в престижном офисе, отделе кадров, секретариате и т. д. Документы в шкафах могут храниться как на полках, так и отдельных ящиках-ячейках. Все зависит от конкретной модели шкафа. При желании клиента дверцы шкафа могут быть оборудованы опечатывающим устройством. Выпускающиеся металлические шкафы для документов имеют самые различные габариты, поэтому их легко можно подобрать для помещения любых размеров.
Сейчас купить стеллаж или несгораемый шкаф можно у профильных компаний, которые производят подобное оборудование либо имеют партнерские отношения с такими производителями. В сети Интернет есть сайты-магазины, на которых можно заказать оборудование для хранения с доставкой.
Правильная организация пространства в архиве или офисе, систематизированное размещение документов упрощают доступ к необходимой информации и оптимизируют работу. И если в архиве, в основном, практикуется открытое хранение документов (на стеллажах), то в офисных помещениях, где бывают посетители, рекомендуется иметь замыкающиеся хранилища документации.